Изменение сроков хранения документов по личному составу

Пересмотрены сроки хранения документов по личному составу. Если они созданы до 2003 г., то срок хранения составляет 75 лет, а если после 2003 г. – то 50 лет.

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава. Это предусмотрено ч.1 ст.17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч.3 ст.6 и ч.1 чт.23 Закона №125-ФЗ. Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. К ним относится трудовой договор,  трудовая книжка, личная карточка сотрудника, приказы по личному составу, лицевые счета по начислению заработной платы и т.д. Благодаря поправкам, принятым Федеральным законом от 02.03.2016 №43-ФЗ, вступившим в силу с 13.03.2016, срок хранения указанных документов изменился.

В соответствии со ст. 22.1 Закона №125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч.3 ст.22.1, созданные до 2003 года, хранятся:

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
• в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Если указанные документы созданы начиная с 2003 года, то хранить их необходимо:

• в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
• в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
• в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

Отметим, что ранее срок хранения документов по личному составу не связывали с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет. Поскольку в настоящее время  органами ПФР ведется электронная база данных индивидуального персонифицированного учета застрахованных лиц, внесенные поправки позволят снизить расходу на содержание бумажных документов в архивах.

Начальник архивного отдела

администрации Дальнегорского

городского округа                                                          Е.В.Солод